Die Zustellung von Vertragserklärungen per E-Mail

Egal, ob gewöhnlicher Brief, Telefax, E-Mail  etc. für die Übermittlung von (Vertrags-)Erklärungen und/oder Dokumenten zum Einsatz gelangen, stets kann im Ausgangspunkt der jeweilige Zugang und/oder der Inhalt der Vertragserklärung bestritten werden. Soweit keine besonderen Formerfordernisse – die E-Mail erfüllt nicht die Schriftform! – entgegenstehen, ist die Zustellung von Vertragserklärungen per E-Mail  ein praktisches Übermittlungs-Instrument. Hierbei ist Folgendes zu beachten:

Der Zugang per E-Mail und dessen Nachweis

Eine Erklärung per E-Mail gilt  im Geschäftsverkehr dann als zugegangen, wenn sie unmittelbar nach ihrer Absendung in den Empfangsbereich des Empfängers gelangt.

Der Empfänger hat sie dann noch während der üblichen Geschäftszeit zur Kenntnis zu nehmen, also von seinem Mailserver abzurufen. Tut er das nicht, gilt die Mail trotzdem spätestens mit Geschäftsschluss als zugegangen. Es genügt also die Abrufbarkeit beim Empfänger.

Kurz: Wenn Sie eine E-Mail versenden, gilt sie in aller Regel als taggleich zugegangen, egal ob der Empfänger sie gelesen hat.

Die Tatsache des Zugangs (Abrufbarkeit) ist allerdings  nicht allein durch eine bloße“ Receipt-Meldung“ des Mailprotokolls zuverlässig beweisbar. Hier hilft z.B. die Lesebestätigungsfunktion des Mail-Systems. Wenn Ihnen eine solche Bestätigung vorliegt, dürfte es Ihr Geschäftspartner sehr schwer haben, den Zugang zu leugnen. Allerdings:

Was gilt, wenn der Empfänger auf die Frage des Mail-Systems: “ Wollen Sie eine Lesebetätigung senden“ mit NEIN antwortet? Dies könnte zu Unsicherheiten führen. Besser ist es daher – soweit in Ihrem Mail-Programm verfügbar – auf die Funktion „Übermittlungsbestätigung anfordern“ zurückzugreifen. In diesem Fall sendet Ihnen das Mail-System selbst eine Bestätigung.  Meines Erachtens dürfte mit dieser „Übermittlungsbestätigung“ in der Praxis in aller Regel ein erfolgreicher Nachweis möglich sein.

Die Zustellung von Vertragserklärungen per E-Mail nebst E-Mail-Anhängen

Betreffend E-Mail-Anhänge gilt grundsätzlich das bereits oben Gesagte. Allerdings gibt es hier tendenziell ein paar Unsicherheiten, z.B. könnte behauptet werden, der Anhang habe gefehlt oder sei nicht zu öffnen gewesen. Auch könnte behauptet werden, der Anhang sei „aus Sicherheitsgründen“ (Gefahr von Viren etc.) nicht geöffnet worden.

Zu empfehlen ist es daher, den wesentlichen Inhalt etwaiger Anhänge zusätzlich in die E-Mail selbst zu formulieren. Unbedingt nötig ist dies aber nicht. Denn ohnehin würde man vom Geschäftspartner erwarten dürfen, dass er darauf hinwiest, sollte es Probleme beim Öffnen von Anhängen geben.

Fazit 

Die E-Mail ist eine praktische Möglichkeit, um (Vertrags-)Erklärungen und/oder Dokumente einem Geschäftspartner zu übermitteln. In sensiblen Fällen, in denen der Zugang besonders wichtig und zuggleich zeitkritisch ist,  sollte der folgende, praxisbewährte Weg der Übermittlung genutzt werden:

Die zu übermittelnde Erklärung sollte postalisch mit der Post-Zusatzleistung „Einwurf-Einschreiben“ versendet werden. Der Post-Beamte ist dann Zeuge dafür, dass der Brief in den Briefkasten gelangt ist, was für einen wirksamen Zugang ausreichend ist. Zusätzlich ist dadurch auch die genaue Uhrzeit des Zugangs belegbar. Ergänzend sollte der Brief unter Anwesenheit eines Zeugen eingetütet worden sein. Somit kann auch belegt werden, welchen Inhalt der Briefumschlag hatte.